CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA IN CLOUD
Risparmia tempo e denaro con TeamSystem!
Con il servizio TeamSystem® attivi la conservazione sostitutiva di tutti i documenti demandando l’intera attività a TeamSystem®, senza alcun impatto organizzativo e migliorando i processi interni. Dopo aver inviato i documenti (in formato PDF), provvederemo noi a tutto.
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DICHIARAZIONI FISCALI
UNICO, MODELLO 770, MODELLO IVA, ... -
FATTURE ELETTRONICHE
Con il Servizio di Conservazione Sostitutiva in Cloud di TeamSystem è possibile delegare tutte le fasi del processo di conservazione, comprese quelle di firma digitale e apposizione della marca temporale.
In particolare:
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Acquisizione dei documenti
Fase di acquisizione dei documenti oggetto di conservazione sostitutiva. Occorre però distinguere le origini dei file da conservare:- Files relativi a fatture/documenti/libri in formato PDF
Vengono importati insieme agli attributi occorrenti trasmessi in formato XML normalizzato per essere conservati. - Files relativi a fatture elettroniche PA in formato XML
- Se già gestiti dal Servizio Web Fattura Elettronica PA TeamSystem: vengono direttamente estratti e conservati digitalmente.
- Se gestiti autonomamente dal cliente: vengono caricati dal cliente stesso sul Servizio di Conservazione Sostitutiva con la funzione di upload; una volta importati vengono scompattati per leggerne gli attributi occorrenti quindi pubblicati sul Servizio di conservazione.
- Files relativi a fatture/documenti/libri in formato PDF
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Indicizzazione dei metadati
Nella fase di indicizzazione vengono attribuiti ai file i metadati necessari alla loro rintracciabilità. In particolare per le fatture vengono rispettati i requisiti di indicizzazione stabiliti dalla normativa: cognome, nome, denominazione, partita IVA, codice fiscale, data e numero documento, in modo da consentirne la rintracciabilità con diverse chiavi di ricerca. -
Generazione del pacchetto di versamento e del rapporto di versamento
I documenti vengono quindi accorpati nei pacchetti di versamento e inviati al sistema di conservazione. Viene poi generato un documento informatico in formato xml che attesta l’avvenuta presa in carico dei documenti e le relative impronte (rapporto di versamento). Il rapporto di versamento contiene anche il riferimento temporale.La procedura di estrazione e di formazione del PdV viene attivata automaticamente in base alla data massima di invio in Conservazione (es. 3 mesi dalla scadenza di presentazione della dichiarazione dei redditi) e/o al lotto massimo di documenti per Tipologia (es. 500); in quest’ultimo caso scatta ogni volta che, a seguito della pubblicazione dei files sul Servizio di Conservazione Sostitutiva TeamSystem, viene raggiunto il numero indicato.
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Generazione del pacchetto di archiviazione
Per ogni pacchetto di versamento viene generato un pacchetto di archiviazione. Si tratta di un insieme di documenti conservati con i relativi metadati (compreso il codice hash) e corredato di un indice in formato xml previsto dalle regole tecniche. -
Conservazione sostitutiva
Il processo di conservazione sostitutiva si realizza appieno e termina nel momento in cui viene apposta la firma digitale e la marca temporale sull’indice del pacchetto di archiviazione da parte del responsabile della conservazione ovvero del delegato. -
Modalità di esibizione e consultazione
Tramite apposito accesso web accreditato, l’utente può richiedere la visualizzazione di uno o più documenti conservati, oppure può richiedere di scaricare il Pacchetto di Distribuzione.
L’utente (azienda o professionista) che si avvale del servizio di Conservazione Sostitutiva in cloud di TeamSystem® ha l’opportunità di cogliere i benefici della dematerializzazione senza doversi occupare di nessuna delle fasi necessarie in quanto può delegare tutta l’attività a TeamSystem.
Inoltre, a seguito della delega che l’azienda firma, sarà TeamSystem® ad assumersi tutti gli oneri e le responsabilità connesse al processo di Conservazione Sostitutiva.
L’utente può quindi immediatamente iniziare a digitalizzare il proprio archivio cartaceo. In tutta tranquillità.
Il professionista poi, oltre a utilizzare il servizio per sé, può cogliere un’importante occasione di business e fidelizzazione della clientela offrendo un servizio vantaggioso, utile e oggi molto richiesto dal mercato.
